PEQ CRS/FATCA/QI Information 03/2017

 

 

***Für Deutsch siehe unten***

 

Dear Sir or Madam

 

We would like to inform all the Swiss financial institutions on their reporting requirements under CRS, FATCA and QI.

 

Reporting Requirements


CRS


During calendar year 2017, Swiss financial institutions will not report any CRS data to the Swiss Federal Tax Autority yet. The Swiss registration and filing portal (ESTV SuisseTax) which will be used for the registration with the FTA is expected to be launched during the first quarter of 2017. The activation of the upload module is scheduled to mid-2017. Swiss Reporting Financial Institutions will be able to test the file upload via the AOE channels (XML Data Upload and Online Form) and via the data exchange platform (WebServices) beginning in June 2017. 

 

8966 FATCA Reporting

 

Important changes in brief

 

Filer Category Codes


For reporting year 2016, the Filer Category Code in Part I, line 1b must be filled out.

 

Accounts closed during the year

 

Beginning with calendar year 2016, the checkbox in Part IV line 3b must be filled out when reporting accounts that have been closed during the year. The instructions have been updated accordingly. 


Account holders, intermediaries, or sponsored entities without TIN

 

For reporting year 2016, it is no longer required to enter nine zeros if an account holder, an intermediary or a sponsored entity does not have a TIN.


Sponsored Entity GIIN


Beginning with calendar year 2016, it is now mandatory to enter the GIIN of a Sponsored FFI or of a Sponsored Direct Reporting NFFE instead of the GIIN of the Sponsoring Entity. 


Account number of a substantial U.S. owner of a Direct Reporting NFFE of Sponsored Direct Reporting NFFE


For reporting year 2016, if a Direct Reporting NFFE or a Sponsored Direct Reporting NFFE has no account number, enter “NANUM” in Part IV line 1.

 

Filing Forms

 

Swiss Reporting Model 2 FFIs have the following two reporting deadlines for reporting year 2016:

  • January 31, 2017 for the aggregated reporting of non-consenting U.S. accounts and NPFFIs;
  • March 31, 2017 for accounts with consent to report.

It is within the responsibilies of the FFI to perform the 8966 FATCA reporting, and a delegation of the responsibility to a custodian is not possible.

 

As a Swiss Reporting Model 2 FFI, 8966 FATCA reporting is being performed electronically through the International Data Exchange Service (IDES). The FATCA XML Schemas and Business Rules for Form 8966 and the publications contained therein provide guidelines to meet the FATCA reporting requirements. Please note that beginning with January 16, 2017 all FATCA reports (i.e. new, nil, corrected, void and amended reports) must be created by using the FATCA XML schema version 2.0. 

 

In addition, the aggregated reporting of non-consenting accounts may result in a group request from the U.S., which, in turn, may require a Reporting Swiss Financial Institution to transmit account data to the Swiss Federal Tax Administration (FTA). The data and documentation needed to send to the FTA additionally include a SEI XML file and further documentation in pdf format. Further information can be found on the website Administrative Assistance to FATCA by the FTA.

 

Extension request


To request an automatic 90-day extension of time to file forms 8966 to report consenting accounts, use form 8809-I. Please note that Swiss Reporting Model 2 FFIs cannot request an extension of time to file form 8966 to report non-consenting accounts.

 

1042-S and 1042 Reporting


Test-Reporting

The test filing of the 1042-S reporting can be performed in the FIRE test environment from January 3, 2017 to February 28, 2017. 

 

Important changes in brief

 

Form 1042-S


Substitute Forms 1042-S


For reporting year 2016, QIs that generate substitute forms 1042-S are required to create only one Substitute Form 1042-S per Income Code. 


Recipient Country Code


Beginning with calendar year 2016 you are no longer required to fill out box 13b if the recipient is unknown. Instead enter “Unknown Recipient” in the box Recipient’s Name.


Chapter Indicator

 

Beginning with reporting year 2016 there is only one checkbox for indicating the chapter an amount is reported under. The field is filled out with either “3” or “4” respectively, depending on the chapter which the amount is being reported under.


Changes to Income, Exemption and Status Codes

 

For reporting year 2016, there are two new status codes for payments made by a foreign branch of a U.S. withholding agent: code 34 (Chapter 3) and code 50 (chapter 4).

 

Unter certain circumstances a LoB-Code must be entered in box 13j for clients that apply for treaty benefits. 

 

Also, the following information must be provided: 

  • Chapter 3 and Chapter 4 Status Codes (box 12b and 12c), irrespective of the chapter which the amount is reported under;
  • Payer Status Codes (boxes 16d and 16e).  

Unique Form Identifier

 

Beginning with year 2017, QIs are required to assign a unique identifying number to every form 1042-S filed. 

 

Form 1042


Line 63c, Adjustments to Withholding 

 

Line 63c has been renamed to „Adjustments for withholding“. Possible adjustments to withholding must be entered in fields 63c(1) and 63c(2).

 

Lines 65a and 65b

 

Line 65 has been divided into line 65a („Tax paid during calendar year”) and the line 65b (“Tax paid during subsequent year”).

 

Filing Forms

 

You must file your 1042-S and 1042 reporting with the IRS by March 15, 2017. You have the option to request an automatic extension of time to file (see below).

 

You have to file forms 1042-S electronically as a .txt-file through the FIRE system. You can find the specifications for the electronic filing of forms 1042-S for tax year 2016 in Publication 1187.

 

Form 1042 must still be filed on paper. For filing form 1042 on paper, please use the following address:

 

Ogden Service Center

P.O. Box 409101

Ogden, UT 84409

USA

 

Be sure to retain proof that you mailed the tax forms on time. By having proof of filing on time you can avoid late filing penalties. If you are using a private delivery service (e.g. DHL, FedEx etc.), you can use the following street address:

 

Ogden - Internal Revenue Submission Processing Centre

1973 Rulon White Blvd. 

Ogden, UT 84201

USA

 

Should you seek assistance in generating the electronic file, please do not to hesitate to contact us.

 

Extension Requests


In order for the extension request to be accepted you must file it with the IRS by March 15, 2017.

 

For an automatic 30-day extension of time to file forms 1042-S, use form 8809.

 

For an automatic 6-month extension of time to file form 1042, use form 7004. Please note that by filing form 7004 you cannot extend the time to pay your taxes due. The deadline to pay your taxes remains unchanged. 

 

You can complete and submit both forms online and file to the IRS electronically as follows:

  • Filing of Form 8809 through the FIRE System; 
  • Filing of Form 7004 through the Modernized e-File (MeF) platform

1099 Reporting


We would like to remind you that Swiss Reporting Model 2 FFIs must continue to apply backup withholding on U.S. non-exempt recipients under chapter 61 on reportable payments, if required, for the period during which an account is treated as non-consenting U.S. account. As a result, you as QI, in certain cases, still have to make sure that the 1099 reporting for QI purposes is performed.

 

In case you have to file a 1099 reporting, you must meet one of the following deadlines depending on how you submit your 1099 reporting:

  • March 31, 2017 for filing your 1099 reporting electronically through the FIRE System; or
  • February 29, 2017 for filing your 1099 reporting on paper.

Please note that the 1099 reporting on paper cannot be performed using the downloadable PDF. You must file the original 1099 paper forms which you have to order from the IRS. Should you require original paper forms for the 1099 reporting, they can be ordered from the IRS or from us.

 

For a 30-day extension of time to file forms 1099, use form 8809. You must file form 8809 electronically through the FIRE system no later than February 28, 2017 (if you file forms 1099 on paper) or March 31, 2017 (if you file forms 1099 electronically).

 

Please remember that it is the primary responsibility of the QI to ensure that the 1099 reporting has been performed, even if the reporting has been delegated to a custodian. Should your custodian fail to report as required under the QI agreement, you must report your reportable payments to U.S. persons directly to the IRS.

***

Sehr geehrte Damen und Herren

 

Gerne informieren wir Schweizer Finanzinstitute mit der vorliegenden Information über ihre Reporting-Pflichten in den Bereichen CRS, FATCA und QI.

 

Meldepflichten

 

CRS


Schweizer Finanzinstitute rapportieren im Jahr 2017 noch keine AIA-Daten an die ESTV. Für das erste Quartal 2017 wird die Freischaltung des Registrierungs- und Einreichungsportals (ESTV SuisseTax) erwartet, über welches sich Finanzinstitute registrieren können. Die Aufschaltung des Uploadmoduls ist für Mitte 2017 geplant. Über die Kanäle AOE (XML Datei Upload und Online Formular) und die Datenaustauschplattform (WebServices) können spätestens ab Juni 2017 Tests durchgeführt werden.

 

8966 FATCA Reporting

 

Wichtigste Änderungen 


Filer Category Codes

 

Für das Kalenderjahr 2016 ist neu im Feld 1b von Part I der Filer Category Code einzugeben.


Innerhalb des Kalenderjahres geschlossene Konten

 

Werden Konten rapportiert, die innerhalb des Kalenderjahres geschlossen wurden, so ist für das Jahr 2016 neu das Feld 3b in Part IV zwingend auszufüllen. Die Instruktionen wurden dahingehend angepasst. 


Kontoinhaber, Intermediär oder Sponsored Entity ohne TIN 

 

Für das Steuerjahr 2016 ist es bei einer fehlenden TIN nicht mehr erforderlich, neunmal „0“ einzugeben. 

 

Sponsored Entity GIIN

 

Für Kalenderjahr 2016 ist die Eingabe der GIIN des Sponsored FFI oder Sponsored Direct Reporting NFFE anstatt der GIIN der Sponsoring Entity erforderlich. 


Kontonummer des Substantial U.S. Owners eines Direct Reporting NFFE oder Sponsored Direct Reporting NFFE 

 

Bei einer fehlenden Kontonummer eines Direct Reporting NFFE oder Sponsored Direct Reporting NFFE ist für das Jahr 2016 neu in Feld 1, Part IV die Abkürzung „NANUM“ einzutragen.

 

Einreichen der Formulare


Für rapportierende Schweizer Finanzinstitute (Reporting Model 2 FFIs) bestehen folgende Fristen für die Meldung der Daten aus dem abgelaufenen Kalenderjahr:

  • 31. Januar 2017 für die aggregierte Meldung von U.S. Konten und NPFFIs ohne Zustimmungserklärung zur Offenlegung;
  • 31. März 2017 für Konten mit Zustimmungserklärung zur Offenlegung.

Die Verantwortung für das 8966 FATCA Reporting obliegt dem FFI. Das Reporting kann nicht an die Depotstelle delegiert werden.

 

Das Formular 8966 ist in Form einer .xml-Datei elektronisch einzureichen. Dies erfolgt über den International Data Exchange Service (IDES). Die FATCA XML Schemas and Business Rules for Form 8966 und die darin aufgeführten Wegleitungen dienen als Unterstützung bezüglich der Einhaltung der Meldefristen für das FATCA Reporting. Es gilt zu beachten, dass ab dem 16. Januar 2017 alle FATCA Reports (neue Reports, Null-Reports sowie korrigierte, annullierte und geänderte Reports) auf der Grundlage der neuen FATCA XML schema version 2.0 erstellt werden. 

 

Auf Basis der Meldung von Konten ohne Zustimmungserklärung (non-consenting accounts) können allfällige Gruppenersuchen seitens der USA folgen, welche eine Einreichung der Daten und Dokumentationen an die Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV erforderlich machen. Die Daten und Dokumentationen, welche an die ESTV zu senden sind, gehen über die FATCA XML Datei hinaus und umfassen zusätzlich eine SEI-XML Datei sowie dazugehörige Dokumente im PDF-Format. Für weitere Informationen verweisen wir Sie auf die Informationen der ESTV betreffend Amtshilfe nach FATCA.

 

Fristverlängerung

 

Für eine Fristverlängerung von 90 Tagen für die Einreichung des 8966 Reportings, von Konten mit Zustimmungserklärung zur Offenlegung, ist das Formular 8809-I zu verwenden. Bitte beachten Sie, dass rapportierende, schweizerische Finanzinstitute keine Fristverlängerung für die Meldung von Konten ohne Zustimmungserklärung beantragen können.

 

1042-S und 1042 Reporting

 

Test-Reporting


Das Einreichen des 1042-S Reporting kann über die FIRE Test Umgebung ab dem 3. Januar 2017 bis zum 28. Februar 2017 getestet werden.

 

Wichtigste Änderungen

 

Formular 1042-S


Substitute Forms 1042-S

 

Neu müssen QIs, die Substitute Forms 1042-S ausstellen, für jeden Income Code je ein Substitute Form 1042-S erstellen. 


Recipient Country Code

 

Bei unbekanntem Zahlungsempfänger ist das Feld 13b für das Kalenderjahr 2016 nicht mehr auszufüllen. Das Feld Recipient’s Name ist in diesem Fall mit „Unknown Recipient“ zu ergänzen.

 

Chapter Indicator

 

Ab 2016 gibt es nur ein Feld für die Eingabe des Chapters, unter welchem der Betrag rapportiert wird. Entsprechend ist dieses Feld mit einer „3“ bzw. „4“ zu versehen, je nachdem unter welchem Chapter der Betrag rapportiert wird.


Änderungen der Income, Exemption und Status Codes

 

Für das Kalenderjahr 2016 sind zwei neue Status Codes für Zahlungen eingeführt worden, die von einer ausländischen Zweigniederlassung einer U.S.-Bank gemacht werden: „34“ (Chapter 3) und „50“ (Chapter 4). 

 

Die Eingabe des LOB-Codes (Feld „13j“) kann neu unter Umständen für Kunden erforderlich sein, denen Abkommensvorteile gewährt worden sind.

 

Die Eingabe folgender Angaben ist neu erforderlich: 

  • Chapter 3 und Chapter 4 Status Code (Feld „12b“ und „12c“) abhängig davon, unter welchem Chapter der Betrag rapportiert wird;
  • Payer Status Codes (Felder „16d“ und „16e“).  

Unique Form Identifier

 

Der QI ist ab dem Jahr 2017 verpflichtet, jedem eingereichten Formular 1042-S eine Identifikationsnummer zuzuweisen.

 

Formular 1042


Linie 63(c), Adjustments to withholding

 

Die Linie 63(c) heisst neu „Adjustments for withholding“. Jeweilige Anpassungen zum Withholding müssen in den Felder 63(c)(1) und 63(c)(2) bekannt gegeben werden.


Linien 65a und 65b

 

Linie 65 ist neu in Linie 65a („Tax paid during calendar year”) und Linie 65b (“Tax paid during subsequent year”) unterteilt. 

 

Einreichen der Formulare 

 

Das 1042 und 1042-S Reporting ist bis zum 15. März 2017 beim IRS einzureichen. Für beide Reportings kann eine Fristverlängerung beantragt werden (siehe unten).

 

Die Formulare 1042-S sind in Form einer .txt-Datei elektronisch über das System FIRE einzureichen. Die Spezifikationen für das elektronische 1042-S Reporting finden Sie in der Publication 1187

 

Das Formular 1042 ist weiterhin in Papierform zu übermitteln. Für die Einreichung des Formulars 1042 ist folgende Adresse zu verwenden: 

 

Ogden Service Center

P.O. Box 409101

Ogden, UT 84409

USA

 

Als Nachweis für eine fristgerechte Einreichung des Formulars 1042 sollte der Postbeleg aufbewahrt werden. Beim Versand des Formulars 1042 über einen privaten Zustelldienst (z.B. DHL, FedEx etc.), ist folgende Adresse für die Lieferung zu verwenden: 

 

Ogden - Internal Revenue Submission Processing Centre

1973 Rulon White Blvd. 

Ogden, UT 84201

USA

 

Gerne stehen wir Ihnen bei der Aufbereitung und Erstellung des elektronischen Reportings unterstützend zur Verfügung.

 

Fristverlängerung


Den Antrag für eine Fristverlängerung müssen Sie bis spätestens am 15. März 2017 beim IRS einreichen, die notwendigen Formulare können online ausgefüllt werden.

 

Für eine Fristverlängerung von 30 Tagen für die elektronische Einreichung des 1042-S Reportings ist das Formular 8809 zu verwenden.

 

Für eine Fristverlängerung von 6 Monaten für die Einreichung des Formulars 1042 steht das Formular 7004 zur Verfügung. Die Fristverlängerung gilt lediglich für die Einreichung des Formulars. Die Frist zur Zahlung allfälliger Steuern kann nicht verlängert werden.

 

Sie können die beiden Formulare online ausfüllen und folgendermassen elektronisch einreichen:

  • Formular 8809 über das FIRE System Formular 
  • 7004 über die Modernized e-File (MeF) platform 

1099 Reporting

Rapportierende Schweizer Finanzinstitute sind verpflichtet, für den Zeitraum in welchem ein Konto als U.S. Konto ohne Zustimmungserklärung behandelt wird und keine FATCA-Quellensteuer erhoben wird, einen allfälligen Quellensteuerabzug für QI Zwecke (Backup Withholding) zu machen. Diesen Quellensteuerabzug und die entsprechenden meldepflichtigen Zahlungen sind mittels Formular 1099 an den IRS vom QI selbst oder seiner Depotstelle zu melden. 

 

Der IRS sieht für das 1099 Reporting zwei unterschiedliche Fristen, abhängig von der Form der Einreichung, vor:

  • 31. März 2017 für das b Einreichen des 1099 Reportings mittels System FIRE; oder
  • 28. Februar 2017 für das Einreichen des 1099 Reportings in Papierform.

Bei Übermittlung in Papierform, sind nur die originalen Formulare des IRS zulässig. Diese können direkt bei uns oder beim IRS bestellt werden.

 

Für eine Fristverlängerung von 30 Tagen für die Einreichung der Formulare 1099 ist das Formular 8809 zu verwenden. Dieses ist elektronisch bis spätestens am 28. Februar 2017 (falls 1099 Reporting in Papierform) oder 31. März 2017 (falls 1099 Reporting elektronisch) beim IRS einzureichen.

 

Die Verantwortung für das 1099 Reporting obliegt dem QI, auch bei einer allfälligen Delegation an die Depotstelle. Sofern die Depotstelle das Reporting nicht vornimmt, steht der QI in der Pflicht, die reportable payments direkt an den IRS zu melden.

 

 

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