PEQ CRS/FATCA/QI Information 03/2016

 

 

***English see below***

 

Sehr geehrte Damen und Herren

 

Damit die bestehenden QI und FATCA Meldepflichten nicht versäumt werden, möchten wir alle QIs und FFIs im Folgenden auf wichtige Punkte aufmerksam machen und an wichtige Termine für das Jahr 2016 erinnern.



Wichtige Neuerungen in Kürze


Angaben zum Primary Withholding Agent

Als QI ohne „primary withholding responsibility“ (d.h. Ihre Depotbank behält die Steuern ein und zahlt diese in Ihrem Auftrag an den IRS) müssen Sie neu im Formular 1042-S die Angaben zum Primary Withholding Agent (Name und EIN) machen. Wenn Sie auf einem Formular 1042-S die Summe von mehreren Steuerbeträgen, die von verschiedenen Depotstellen in Ihrem Auftrag erhoben und an den IRS bezahlt wurden, melden, so können Sie eine dieser Depotstellen als Primary Withholding Agent angeben.


Änderungen der Income, Exemption und Status Codes

Für das Steuerjahr 2015 wurden die Income, Exemption und Status Codes geändert. Beachten Sie bitte, dass Sie die korrekten Codes verwenden und dabei zwischen den anwendbaren Codes für QI und FATCA unterscheiden. Dies ist wichtig, da die Angaben zum Chapter 3 Status Code und zum Chapter 4 Status Code auf dem Formular 1042 zwingend sind.


Abstimmung mit meldepflichtigen Zahlungen unter FATCA

Für das Jahr 2015 muss neu auf dem Formular 1042 eine Abstimmung von allen im 1042-S gemeldeten U.S. Erträgen (U.S. source FDAP income) mit allen meldepflichtigen U.S. Erträgen unter FATCA gemacht werden.



1042-S und 1042 Reporting


Das 1042 und 1042-S Reporting muss bis zum 15. März 2016 beim IRS eingereicht werden. Für Form 1042 kann eine Fristverlängerung beantragt werden (siehe unten).


Einreichung des Reportings

Die Formulare 1042-S müssen in Form einer .txt-Datei elektronisch über das FIRE System eingereicht werden. Die Spezifikationen für das elektronische 1042-S Reporting für das Steuerjahr 2015 finden Sie in der Publication 1187.

 

Das Formular 1042 müssen Sie weiterhin in Papierform einreichen. Für die Einreichung des Formulars 1042 in Papierform verwenden Sie folgende Adresse:

 

      Ogden Service Center
      P.O. Box 409101
      Ogden, UT 84409
      USA

 

Achten Sie darauf, den Postbeleg aufzubewahren. Mit dem Postbeleg können Sie die rechtzeitige Einreichung des Formulars 1042 belegen. Wenn Sie das Formular 1042 mit einem privaten Zustelldienst (z.B. DHL, FedEx etc.) versenden, geben Sie folgende Adresse für die Lieferung an:

 

      Ogden - Internal Revenue Submission Processing Centre
      1973 Rulon White Blvd.
      Ogden, UT 84201
      USA

 

Sollten Sie Unterstützung bei der Aufbereitung und Erstellung des elektronischen Reportings benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

 

Fristverlängerung

Den Antrag für eine Fristverlängerung müssen Sie bis spätestens am 15. März 2016 beim IRS einreichen.

 

Für eine Fristverlängerung von 30 Tagen für die elektronische Einreichung des elektronischen 1042-S Reportings, verwenden Sie das Formular 8809


Für eine Fristverlängerung von 6 Monaten für die Einreichung des Formulars 1042 verwenden Sie das Formular 7004. Bitte beachten Sie, dass Sie mittels Formular 7004 lediglich die Frist zur Einreichung des Formulars verlängern. Die Frist zur Zahlung allfälliger Steuern kann nicht verlängert werden.

 

Sie können die Formulare 7004 und 8809 online im FIRE System ausfüllen und einreichen.



1099 Reporting

Wir möchten Sie daran erinnern, dass rapportierende, schweizerische Finanzinstitute für den Zeitraum, in welchem ein Konto als U.S. Konto ohne Zustimmungserklärung behandelt wird und keine FATCA-Quellensteuer erhoben wird, einen allfälligen Quellensteuerabzug für QI Zwecke (Backup Withholding) machen müssen. Sodann müssen Sie als QI, oder Ihre Depotstelle, diesen Quellensteuerabzug und die entsprechenden meldepflichtigen Zahlungen mittels Formular 1099 an den IRS melden.

 

Sofern Sie ein 1099 Reporting erstellen müssen, sollten Sie, je nachdem wie Sie das 1099 einreichen, eine der folgenden Fristen einhalten:

  • 31. März 2016 für das elektronische Einreichen des 1099 Reportings mittels FIRE System; oder
  • 29. Februar 2016 für das Einreichen des 1099 Reportings in Papierform

Wenn Sie das 1099 Reporting nicht elektronisch an den IRS übermitteln, können Sie nur die originalen Papierformulare des IRS verwenden. Die Originalformulare für das 1099 Reporting müssen beim IRS bestellt werden. Oder aber Sie bestellen sie direkt bei uns.

 

Für eine Fristverlängerung von 30 Tagen für die Einreichung der Formulare 1099 verwenden Sie das Formular 8809. Dieses müssen Sie elektronisch bis spätestens am 29. Februar 2016 (falls 1099 Reporting in Papierform) oder 31. März 2016 (falls 1099 Reporting elektronisch) beim IRS einreichen.

 

Bitte bedenken Sie, dass es in der Verantwortung des QI liegt, auch wenn das Reporting an eine Depotstelle delegiert wurde, dass das 1099 Reporting durchgeführt wird. Sollte ihre Depotstelle das Reporting nicht durchführen, sind Sie als QI gemäss QI Agreement verpflichtet, die reportable payments direkt an den IRS zu melden.

 

 

8966 FATCA Reporting


Für die Meldung im Jahr 2016 bestehen für rapportierende schweizerische Finanzinstitute (Reporting Model 2 FFIs) folgende zwei Fristen: 

  • 31. Januar 2016 für die aggregierte Meldung von U.S. Konten ohne Zustimmungserklärung
  • 31. März 2016 für Konten mit Zustimmungserklärung zur Offenlegung

Für FATCA Zwecke liegt die Verantwortung für das 8966 FATCA Reporting beim FFI. Das Reporting kann nicht an die Depotstelle delegiert werden.

 

Einreichen der Formulare

Das Formular 8966 müssen Sie in Form einer .xml-Datei elektronisch einreichen. Dies erfolgt über den International Data Exchange Service (IDES). Wir empfehlen Ihnen die FATCA XML Schemas and Business Rules for Form 8966 und die darin aufgeführten Wegleitungen zu sichten, so dass Sie die Meldefristen für das FATCA Reporting einhalten können.

 

Zudem möchten wir Sie darauf hinweisen, dass im Rahmen der Meldung von Konten ohne Zustimmungserklärung (non-consenting accounts) als Folge eines allfälligen Gruppenersuchens seitens der USA Daten und Dokumentation an die Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV übermittelt werden müssen. Die Daten und Dokumentation, welche Sie an die ESTV senden müssen, gehen über die FATCA XML Datei hinaus und umfassen zusätzlich eine SEI-XML Datei und dazugehörige Dokumente in PDF-Format. Für weitere Informationen verweisen wir Sie auf die Informationen der ESTV betreffend Amtshilfe nach FATCA.

 

Fristverlängerung

Für eine Fristverlängerung von 90 Tagen für die Einreichung des 8966 Reportings von Konten mit Zustimmungserklärung zur Offenlegung, verwenden Sie das Formular 8809-I. Bitte beachten Sie, dass rapportierende schweizerische Finanzinstitute keine Fristverlängerung für die Meldung von Konten ohne Zustimmungserklärung beantragen können.

***

Dear Sir or Madam,

 

To ensure that the current QI and FATCA reporting obligations are not neglected, we would like to remind all QIs and FFIs of some key points and important deadlines for 2016.

 


Important changes in brief


Information about the Primary Withholding Agent

As a non-primary QI (i.e. your custodian withholds and pays taxes on your behalf to the IRS) you must provide the name and EIN of the primary withholding agent that withheld the taxes which you report on your form 1042-S. If you report the total amount of taxes withheld by several withholding agents on the same form 1042-S, you can indicate the name the withholding agents that withheld the taxes for you.


Changes to Income, Exemption and Status Codes

For the reporting this year, the Income, Exemption and Status Codes have been modified. As a QI you have to make sure you use the correct codes and you differentiate between Exemption and Status Codes as well as Reporting Pools for QI and FATCA purposes. This is particularly important as you are required to indicate your Chapter 3 and Chapter 4 Status Code on form 1042 regardless of whether you report payments for QI or FATCA purposes.


Reconciliation of U.S. source FDAP income

For reporting year 2015, you must reconcile the amount of U.S. source FDAP income reportable under FATCA and paid during 2015 with the total amount of U.S. source FDAP income reported on all forms 1042-S for 2015.



1042-S and 1042 Reporting

 

You must file your 1042 reporting with the IRS by March 15, 2016. You have the option to request an automatic extension of time to file (see below).


Filing Forms

You have to file forms 1042-S electronically as a .txt-file through the FIRE system. You can find the specifications for the electronic filing of forms 1042-S for tax year 2015 in Publication 1187.

 

Form 1042 must still be filed on paper. For filing form 1042 on paper, please use the following address:

 

      Ogden Service Center

      P.O. Box 409101

      Ogden, UT 84409

      USA 

 

Be sure to retain proof that you mailed the tax forms on time. By having proof of filing on time you can avoid late filing penalties. If you are using a private delivery service (e.g. DHL, FedEx etc.), you can use the following street address:

   

      Ogden - Internal Revenue Submission Processing Center

      1973 Rulon White Blvd. 

      Ogden, UT 

      84201

      USA

 

Should you seek assistance in generating the electronic file, please do not to hesitate to contact us.

 

Extension Requests

In order for the extension request to be accepted you must file it with the IRS by March 15, 2016.

 

For an automatic 30-day extension of time to file forms 1042-S, use form 8809.

 

For an automatic 6-month extension of time to file form 1042, use form 7004. Please note that by filing form 7004 you cannot extend the time to pay your taxes due. The deadline to pay your taxes remains unchanged.

 

You can complete and submit form 8809 and 7004 to the IRS online through the FIRE System.



1099 Reporting


We would like to remind you that Swiss Reporting Model 2 FFIs must continue to apply backup withholding on U.S. non-exempt recipients under chapter 61 on reportable payments, if required, for the period during which an account is treated as non-consenting U.S. account. As a result, you as QI, or your custodian, still have to make sure that the 1099 reporting for QI purposes is made.

In case you have to file a 1099 reporting, you must meet one of the following deadlines depending on how you submit your 1099 reporting:

  • March 31, 2016 for filing your 1099 reporting electronically through the FIRE System; or
  • February 29, 2016 for filing your 1099 reporting on paper

Please note that the 1099 reporting on paper cannot be performed using a downloadable PDF. You must file the original 1099 paper forms which you have to order from the IRS. Should you require original paper forms for the 1099 reporting, you can order them from us directly.

 

For a 30-day extension of time to file forms 1099, use form 8809. You must file form 8809 electronically through the FIRE system no later than February 29, 2016 (if you file forms 1099 on paper) or March 31, 2016 (if you file forms 1099 electronically).

 

Please remember that it is the primary responsibility of the QI to ensure that the 1099 reporting has been performed, even if the reporting has been delegated to a custodian. Should your custodian fail to report as required under the QI agreement, you must report your reportable payments to U.S. persons directly to the IRS.



8966 FATCA Reporting


For the 8966 FATCA reporting for reporting year 2015, Swiss Reporting Model 2 FFIs have the following two deadlines: 

  • January 31, 2016 for the aggregate reporting of non-consenting accounts
  • March 31, 2016 for accounts with consent to report

Please remember that it is the responsibility of the FFI to perform the 8966 FATCA reporting, and it cannot be delegated to a custodian.


Filing forms

As a Swiss Reporting Model 2 FFI, you have to perform the 8966 FATCA reporting electronically through the International Data Exchange Service (IDES). We recommend that you look through the FATCA XML Schemas and Business Rules for Form 8966 and the publications contained therein in order to meet the FATCA reporting deadlines.

 

Additionally, we would like to remind you that the aggregated reporting of non-consenting accounts may result in a group request from the U.S., which, in turn, requires you as a Reporting Swiss Financial Institution to transmit account data to the Swiss Federal Tax Administration (FTA). The data and documentation you may need to send to the FTA additionally includes a SEI XML file and further documentation in pdf format. Further information can be found on website “administrative assistance according to the FATCA“ by the FTA.

 

Extension request

To request an automatic 90-day extension of time to file forms 8966 to report consenting accounts, use form 8809-I. Please note that Swiss Reporting Model 2 FFIs cannot request an extension of time to file form 8966 to report non-consenting accounts.

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