PEQ QI/FATCA Information 07/2015

Dear Sir or Madam,

Sehr geehrte Damen und Herren

The new QI Agreement, which went into effect on July 1, 2014 largely unnoticed, contains changes which could have a significant impact of the cost of your compliance with the agreement.

 

The old QI Agreement required a QI Audit every three years. The external QI auditor filed a report with the IRS, and the steps required to be performed by the QI auditor were specified in regulations set forth by the IRS. For smaller QIs, specifically those that paid out reportable amounts (i.e. U.S. sourced income) of less than USD 1’000’000 in an audit years, an option of waiving the QI audit was available.

 

The new QI Agreement replaces the QI Audit with a mandatory periodic QI Compliance Review. Unlike the old QI audit, no provision for a waiver of this requirement currently exists. Furthermore, since the QI Responsible Officer is required to certify to the IRS the QI’s compliance based on the results of the periodic review (the report no longer goes to the IRS), it is unlikely that the IRS will provide for such a waiver. Additionally, the QI Compliance Review requires certain procedures to be performed with respect to FATCA Compliance.

 

In summary, the QI Compliance Review is more comprehensive than the QI Audit and differs from the QI Audit in the following points:

  • Review of policies, procedures and training material for QI purposes.
  • Interviews of relevant personnel.
  • Instead of submitting the periodic review report to the IRS, the QI has to make a certification to the IRS. The IRS may, however, request a copy of the QI’s periodic review report.
  • Review and certification do not refer to a specific calendar year, but refer to a certification period.
  • All QI’s with agreements beginning July 1, 2014 have the same cycle for making the certification i.e. all QI’s have the same certification period.

The initial certification by the QI Responsible Officer must be made on July 1, 2018 and refers to the certification period from July 1, 2014 to December 31, 2017. Subsequently, the QI’s Responsible Officer must make a certification every three calendar years.

 

For further information regarding the requirements of the QI Compliance Review as well as the responsibilities of the QI Responsible Officer, please refer to the new QI Agreement.

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Der neue QI Vertrag, der weitgehend unbemerkt am 1. Juli 2014 in Kraft trat, enthält Änderungen, die massgeblich Ihre Kosten zur Einhaltung des QI Vertrages beeinflussen könnten.

 

In der Vergangenheit mussten sich QIs alle drei Jahre einem QI Audit unterziehen. Der externe QI Auditor reichte jeweils einen Bericht beim IRS ein und die Prüfungshandlungen wurden seitens des IRS festgelegt und spezifiziert. Kleinere QIs, insbesondere solche mit weniger als USD 1‘000‘000 meldepflichtigen Beträgen (d.h. Einkünfte aus US-Quellen) in einem Prüfungsjahr, hatten die Möglichkeit sich vom QI Audit zu befreien.

 

Mit der Einführung des neuen QI Vertrages wurde dieser reguläre QI Audit durch einen obligatorischen, periodischen QI Compliance Review ersetzt. Im Gegensatz zum alten QI Audit können sich QIs gemäss aktuellem Stand nicht vom QI Compliance Review befreien. Da die QI verantwortliche Person in regelmässigem Abstand aufgrund des periodischen QI Compliance Reviews die Erfüllung und Konformität mit den Bestimmungen unter dem QI Vertrag gegenüber dem IRS zertifizieren muss, ist es eher unwahrscheinlich, dass der IRS die Möglichkeit zu einem Befreiungsantrag vom QI Compliance Review einführen wird. Überdies müssen im Rahmen des QI Compliance Reviews gewisse Prüfungsverfahren hinsichtlich der FATCA Compliance durchgeführt werden.

Zusammenfassend ist der QI Compliance Review umfassender als der QI Audit und unterscheidet sich vom QI Audit vor allem in folgenden Punkten:

  • Überprüfung von Richtlinien, Weisungen und Schulungsmaterial für QI Zwecke.
  • Befragung von relevanten Mitarbeitenden.
  • Anstelle des Abschlussberichtes wird dem IRS eine Zertifizierung der QI verantwortlichen Person eingereicht. Der IRS behält sich jedoch vor, eine Kopie des Abschlussberichtes einzufordern.
  • Die Überprüfung und Zertifizierung bezieht sich nicht auf ein spezifisches Kalenderjahr, sondern auf eine sogenannte Zertifizierungsperiode.
  • Alle QIs, deren neuer QI-Vertrag am 1. Juli 2014 in Kraft trat, haben denselben Zyklus zur Einreichung der Zertifizierung, d.h. alle QIs haben jeweils dieselbe Zertifizierungsperiode

Die erste Zertifizierung der QI verantwortlichen Person muss am 1. Juli 2018 abgegeben werden und bezieht sich auf die Periode vom 1. Juli 2014 bis 31. Dezember 2017. Danach muss die QI verantwortliche Person in einem Dreijahreszyklus eine Zertifizierung abgeben.

 

Die konkreten Anforderungen zum QI Compliance Review und zu den Verantwortlichkeiten der QI verantwortlichen Person finden Sie im neuen QI-Vertrag.

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