PEQ QI/FATCA Information 03/2015

*** Englisch see below ***

 



Sehr geehrte Damen und Herren

Die Einführung von FATCA zieht massgebliche Veränderungen für das Reporting von bestehenden QIs nach sich. Im neuen QI Vertrag, der Mitte letzten Jahres publiziert wurde, ist die Koordination der Melde- und Quellensteuerabzugspflichten (Reporting und Withholding) unter Chapter 3 und Chapter 61 (QI) sowie Chapter 4 (FATCA) geregelt. Im Folgenden möchten wir Sie auf die wichtigsten Neuerungen aufmerksam machen und an wichtige Termine für das Jahr 2015 erinnern.

Wichtige Neuerungen in Kürze


Elektronische Einreichung der Formulare 1042-S


Ab diesem Jahr besteht neu die Pflicht, dass Finanzinstitute unabhängig von der Anzahl der Formulare das 1042-S Reporting elektronisch über das FIRE System des IRS einreichen müssen. Als QI sind Sie von der Möglichkeit eines Hardship Waivers ausgenommen und müssen das 1042-S Reporting zwingend elektronisch einreichen.


Fortbestehen der 1099 Melde- und Quellensteuerabzugspflicht für rapportierende, schweizerische Finanzinstitute

 
Gemäss dem zwischenstaatlichen Abkommen zwischen der Schweiz und den USA (Schweizer IGA) müssen rapportierende, schweizerische Finanzinstitute bei U.S. Konten ohne Zustimmungserklärung keinen Quellensteuerabzug für FATCA Zwecke machen bis zum Zeitpunkt, wann diese allenfalls zu unkooperativen Kontoinhabern (recalcitrant account holders) werden. Hinsichtlich des Zeitraumes, in welchem ein Konto als U.S. Konto ohne Zustimmungserklärung behandelt wird, müssen Sie als QI jedoch einen allfälligen Quellensteuerabzug für QI Zwecke (Backup Withholding) machen. Sodann müssen Sie als QI, oder Ihre Depotstelle, diesen Quellensteuerabzug und die entsprechenden meldepflichtigen Zahlungen mittels Formular 1099 an den IRS melden.



Joint Account Treatment


Unter Berücksichtigung der Korrekturen zum neuen QI Vertrag können Sie als QI die Regelungen bezüglich des Joint Account Treatment gemäss Sec.4.05 des neuen QI Vertrages (ehemals Sec.4A des alten QI Vertrages) bei indirekten, nicht-U.S. Kontoinhabern von Trusts und Personengesellschaften mit folgendem FATCA Status anwenden:

  • FATCA-konformes, zertifiziertes Finanzinstitut (mit Ausnahme von FATCA-konformen, registrierten Model 1 Finanzinstituten)
    [Certified deemed-compliant FFI (other than Registered Deemed-Compliant Model 1 IGA FFI)]
  • Befreiter Nutzungsberechtigter
    [Exempt beneficial owner]
  • Nicht-U.S. Unternehmen, das kein Finanzinstitut ist (mit Ausnahme von Withholding Partnerships und Withholding Trusts)
    [NFFE (other than Withholding Partnerships und Withholding Trusts)]
  • Eigentümer-dokumentierter Finanzintermediär
    [Owner Documented FFI]

Daraus folgt, dass Sie als QI den FATCA Status von den entsprechenden Personengesellschaften und Trusts kennen müssen, um das Joint Account Treatment weiterhin anwenden zu können. So auch bei vorbestehenden Geschäftskonten (preexisting entity accounts), die von Personengesellschaften und Trusts gehalten werden. Für den Zeitraum vom 1. Juli 2014 bis 30. Juni 2015 können QIs für diese Konten das Joint Account Treatment (inkl. entsprechende Dokumentation) gemäss dem alten QI Vertrag anwenden. Ab dem 1. Juli 2015 müssen jedoch die neuen Bedingungen (inkl. Deklaration und Dokumentation des FATCA Status) gemäss dem neuen QI Vertrag erfüllt werden. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie als QI die indirekten, nicht-U.S. Kontoinhaber dieser Personengesellschaften und Trusts gegenüber dem IRS offenlegen, sofern sie U.S. Wertschriften halten und U.S. Erträge erhalten.


Änderungen Formulare 1042 und 1042-S

Die Formulare 1042 und 1042-S wurden erweitert, so dass Sie zusätzlich zu den unter QI zu meldenden Beträgen (reportable amounts) auch meldepflichtige Beträge unter FATCA (withholdable amounts) melden können. Hinsichtlich des Formulars 1042-S sollten Sie beachten, dass Sie ein Formular jeweils nur für die Meldung eines QI oder FATCA relevanten Betrages benutzen können. So müssen Sie bei  den geänderten und neuen Income, Exemption und Status Codes sowie den Reporting Pools klar zwischen QI und FATCA unterscheiden. Obwohl Sie zwischen QI und FATCA abgrenzen müssen, müssen Sie bei der Meldung von QI relevanten Beträgen Angaben zur Befreiung vom Quellensteuerabzug unter FATCA machen. Neu müssen Sie im Formular 1042-S auch Angaben zum Primary Withholding Agent und zu Ihrer globalen Identifikationsnummer (GIIN) sowie der GIIN von Intermediaries, Flow-through Entities und Recipients machen.

 


Recipient Specific und Pooled Reporting


Unter dem neuen QI Vertrag wurde das Recipient Specific Reporting für FATCA Zwecke erweitert. Neu müssen Sie als QI für jeden Nonqualified Intermediary (NQI) und jede Flow-through Entity, an welche Sie quellensteuerpflichtige Zahlungen (amount subject to chapter 4 withholding) gemäss FATCA machen und für solche, welche effektiv oder mutmasslich einem FATCA Withholding Rate Pool von nichtteilnehmenden Finanzinstituten zuzuordnen sind, ein Formular 1042-S einreichen. Zusätzlich müssen Sie für NQIs und Flow-through Entities, welche den FATCA Status als partizipierendes Finanzinstitut, rapportierendes Model 1 Finanzinstitut oder FATCA-konformen, registrierten Finanzintermediär haben, ein 1042-S Formular für FATCA Withholding Rate Pools von unkooperativen Kontoinhabern (recalcitrant account holders) und U.S. Payees erstellen.

1042-S und 1042 Reporting

Das 1042 und 1042-S Reporting müssen Sie bis zum 16. März 2015 beim IRS einreichen. Falls es Ihnen nicht möglich ist diese Frist einzuhalten, können Sie eine Fristverlängerung beantragen.


Einreichen der Formulare

Wie oben erwähnt, müssen Sie die Formulare 1042-S elektronisch über das FIRE System einreichen. Dazu müssen Sie mittels Formular 4419 ein Transmitter Control Code (TCC) beim IRS beantragen. Den TCC müssen Sie in der Folge für das diesjährige Reporting als auch für alle zukünftigen, elektronischen 1042-S Reportings verwenden. Die Spezifikationen für das elektronische 1042-S Reporting finden Sie in der Publication 1187.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Aufbereitung und Erstellung des elektronischen Reportings.

Für die Einreichung des Formulars 1042 in Papierform verwenden Sie folgende Adresse:

Ogden Service Center
P.O. Box 409101
Ogden, UT 84409
USA


Achten Sie darauf den Postbeleg aufzubewahren. Mit dem Postbeleg können Sie die rechtzeitige Einreichung der Steuerformulare belegen. Wenn Sie das Formular 1042 mit einem privaten Zustelldienst (z.B. DHL, FedEx etc.) versenden, geben Sie folgende Adresse für die Lieferung an:

Ogden - Internal Revenue Submission Processing Center
1973 North Rulon White Blvd.
Ogden, UT 84404
USA



Fristverlängerung

Den Antrag für eine Fristverlängerung müssen Sie bis spätestens am 16. März 2015 beim IRS einreichen.
Für eine Fristverlängerung von 30 Tagen für die elektronische Einreichung der Formulare 1042-S, verwenden Sie das Formular 8809.

Für eine Fristverlängerung von 6 Monaten für die Einreichung des Formulars 1042 verwenden Sie das Formular 7004. Bitte beachten Sie, dass Sie mittels Formular 7004 lediglich die Frist zur Einreichung der Steuererklärung verlängern. Die Frist zur Zahlung allfälliger Steuern kann nicht verlängert werden.

Sie können das Formular 7004 und 8809 online im FIRE System ausfüllen und einreichen.

1099 Reporting

Sofern Sie ein 1099 Reporting erstellen müssen, sollten Sie, je nachdem wie Sie das 1099 einreichen, eine der folgenden Fristen einhalten:

  • 31. März 2015 für das elektronische Einreichen des 1099 Reportings mittels FIRE System; oder
  • 2. März 2015 für das Einreichen des 1099 Reportings in Papierform

Wenn Sie das 1099 Reporting nicht elektronisch an den IRS übermitteln, können Sie nur die originalen Papierformulare des IRS verwenden. Die Originalformulare für das 1099 Reporting müssen beim IRS bestellt werden. Oder aber Sie bestellen sie direkt bei uns.

Für eine Fristverlängerung von 30 Tagen für die Einreichung der Formulare 1099 verwenden Sie das Formular 8809. Dieses müssen Sie elektronisch bis spätestens am 2. März 2015 (falls 1099 Reporting in Papierform) oder 31. März 2015 (falls 1099 Reporting elektronisch) beim IRS einreichen.

Wir möchten Sie daran erinnern, dass die Hauptverantwortung für das 1099 Reporting bei Ihnen liegt, selbst wenn Sie es an Ihre Depotbank delegiert haben. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Depotbank das 1099 Reporting ausführt. Sollte Ihre Depotbank das 1099 Reporting nicht wie im QI Vertrag gefordert ausführen, müssen Sie allfällige meldepflichtige Zahlungen an U.S. Personen direkt dem IRS melden.

8966 FATCA Reporting

Für die Meldung im Jahr 2015 bestehen für rapportierende, schweizerische Finanzinstitute folgende zwei Fristen:

  • 31. März 2015 (einmalige Fristverlängerung vom 31. Januar 2015) für vor dem 30. Juni 2014 eröffnete U.S. Konten ohne Zustimmungserklärung
  • 30. Juni 2015 (automatische Fristverlängerung von 90 Tagen vom 31. März 2015) für U.S. Konten mit Zustimmungserklärung zur Offenlegung

Für FATCA Zwecke liegt die Hauptverantwortung für das Melden von Konten bei Ihnen. Diese können Sie nicht an die Depotstelle delegieren.


Einreichen der Formulare

Das Formular 8966 müssen Sie ebenfalls elektronisch einreichen. Dies erfolgt über den International Data Exchange Service (IDES). IDES ist seit Mitte Januar 2015 online aufgeschaltet. Die Anmeldung beim IDES setzt voraus, dass Sie sich als Finanzinstitut gemäss Ihrem FATCA Status beim IRS FATCA Registration Portal registriert haben und über eine GIIN verfügen. Zudem müssen Sie als Finanzinstitut für Identifikationszwecke über ein vom IRS anerkanntes, digitales Zertifikat verfügen. Weitere Informationen können Sie der IDES Wegleitung entnehmen.

Wir empfehlen Ihnen, die FATCA XML Schemas and Business Rules for Form 8966  und die darin aufgeführten Wegleitungen zeitgerecht zu sichten, so dass Sie die Meldefristen für das FATCA Reporting einhalten können.

Zudem möchten wir Sie darauf hinweisen, dass Sie im Rahmen der Meldung von Konten ohne Zustimmungserklärung (non-consenting accounts) als Folge eines allfälligen Gruppenersuchens seitens der USA Daten und Dokumentation an die Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV übermitteln müssen. Die Daten und Dokumentation, welche Sie an die ESTV senden müssen, gehen über die FATCA XML Datei hinaus und umfassen zusätzlich eine SEI-XML Datei und dazugehörige Dokumente im PDF-Format. Die definitiven Anforderungen seitens ESTV werden voraussichtlich Mitte Februar 2015 zur Verfügung gestellt. Vorab können Sie jedoch beim ESTV einen Entwurf der Anforderungen ersuchen. Für weitere Informationen verweisen wir Sie auf die Information der ESTV betreffend Gruppenersuchen unter dem FATCA-Abkommen.

The introduction of FATCA brings significant changes to the reporting of existing QIs. The coordination between the chapter 3 and chapter 61 (QI) as well as the chapter 4 (FATCA) reporting and withholding requirements is regulated in the new QI agreement, which was published mid-last year. We would like to spotlight the most important changes and remind all QIs of important deadlines for 2015.

Important changes in brief


Electronic filing of forms 1042-S


Starting in 2015, financial institutions (incl. QIs) are required to file forms 1042-S electronically regardless of the number of forms to file. The electronic filing of forms 1042-S is done through the IRS FIRE System. As QI you are exempt from receiving a hardship waiver, so the electronic filing is mandatory.

 


Continued Backup Withholding and 1099 Reporting obligation for Swiss Reporting Model 2 FFIs


According to the intergovernmental agreement between Switzerland and the U.S. (Swiss IGA) Reporting Swiss Financial Institutions do not have to apply FATCA withholding on their non-consenting accounts until they become recalcitrant account holders. With regards to the period during which an account is treated as non-consenting, as QI you must apply backup withholding on U.S. non-exempt recipients under chapter 61 on reportable payments, if required. As a result, as QI you, or your custodian, still have to make sure that the 1099 reporting for QI purposes is made.

 


Joint Account Treatment 


Considering the revisions made to the new QI agreement, you may apply the Joint Account Treatment according to section 4.05 of the revised QI agreement (former section 4A of the old QI agreement) for indirect, foreign account holders of trusts and partnerships with the following FATCA status:

  • Certified deemed-compliant FFI (other than Registered Deemed-Compliant Model 1 IGA FFI)
  • Exempt beneficial owner
  • NFFE (other than Withholding Partnerships und Withholding Trusts)
  • Owner Documented FFI

Hence, as QI you have to know the FATCA status of partnerships and trusts in order to continue to apply the Joint Account Treatment. This also applies for preexisting entity accounts held by such partnerships and trusts. For the period from 1 July 2014 to 30 June 2015 you may continue to apply the Joint Account Treatment (incl. the corresponding documentation) according to the old QI agreement. As of 1 July 2015, however, these accounts must meet the conditions (incl. declaration and documentation of FATCA status) in accordance with the new QI agreement. If this is not the case, you have to disclose the indirect, foreign account holders of partnerships and trusts to the IRS, provided that they hold U.S. securities and receive U.S. source income.

 


Changes to form 1042 and 1042-S


For the reporting this year, forms 1042 and 1042-S have been modified and now include new information in order to additionally report amounts subject to FATCA withholding. You may use the new form 1042-S to either report under QI or FATCA. Accordingly, you must differentiate between the new or modified Income, Exemption and Status Codes as well as Reporting Pools for QI and FATCA purposes. Although you have to do the reporting under QI or FATCA separately, reporting amounts and payments under QI still requires you to indicate the Exemption and Status Code under FATCA. The new form 1042-S also requires you to provide additional information, for example, about the Primary Withholding Agent and your Gobal Intermediary Identification Number (GIIN) as well as the GIIN of Intermediaries, Flow-through Entities and other Recipients.

 


Recipient Specific and Pooled Reporting


Under the new QI Agreement the recipient specific reporting has been extended for FATCA purposes. As QI you must file a separate form 1042-S for each Nonqualified Intermediary (NQI) and flow-through entity to which you paid an amount subject to FATCA withholding and the recipient is or presumably is a Withholding Rate Pool of Nonparticipating FFIs (NPFFIs). In addition, you must file a separate form 1042-S for each NQI and flow-through entity that is a Participating FFI, Registered Deemed-Compliant or reporting Model 1 FFI and that receives an amount subject to FATCA withholding allocable to a Withholding Rate Pool of recalcitrant account holders or U.S. Payees.

1042-S and 1042 Reporting

You must file your 1042 reporting with the IRS by 16 March 2015. In case you cannot meet this deadline you must request an automatic extension of time to file.


Filing Forms

As mentioned above, you have to file forms 1042-S electronically starting this year. In order to do so you must submit form 4419 to the IRS to request authorization to file forms electronically and apply for a Transmitter Control Code (TCC). If the application is approved, you will be assigned a TCC which you need to use for all future electronic 1042-S reportings. You can find the specifications for electronic filing of forms 1042-S in Publication 1187.

We can assist you in generating the electronic file, if required.

For filing form 1042 in paper form, please use the following address:

Ogden Service Center
P.O. Box 409101
Ogden, UT 84409
USA


Be sure to retain proof that you mailed the tax forms on time. By having proof of filing on time you can avoid late filing penalties. If you are using a private delivery service (i.e. DHL, FedEx etc.), you can use the following street address:

Ogden - Internal Revenue Submission Processing Center
1973 North Rulon White Blvd.
Ogden, UT 84404
USA



Extension Requests

In order for the extension request to be accepted you must file it with the IRS by 16 March 2015.
For an automatic 30-day extension of time to file forms 1042-S, use form 8809.

For an automatic 6-month extension of time to file form 1042, use form 7004. Please note that by filing form 7004 you cannot extend the time to pay your taxes due. The deadline to pay your taxes remains unchanged.

You can complete and submit form 8809 and 7004 to the IRS online through the FIRE System.

1099 Reporting

In case you have to file a 1099 reporting, you must meet one of the following deadlines depending on how you submit your 1099 reporting:

  • 31 March 2015 for filing your 1099 reporting electronically through the FIRE System; or
  • 2 March 2015 for filing your 1099 reporting on paper

Please note that the 1099 reporting on paper cannot be performed using the downloadable pdf files. You must file the original 1099 paper forms which you have to order from the IRS. If you require original IRS forms for the 1099 reporting, you can also order them from us directly.

Please remember that the primary responsibility rests with you to ensure that the 1099 reporting has been performed, even if you have delegated the reporting to your custodian. Should your custodian fail to report as required under the QI agreement, you must report your reportable payments to U.S. persons directly to the IRS.

8966 FATCA Reporting

For the reporting this year, Reporting Swiss Financial Institutions have the following two deadlines:

  • 31 March 2015 (exceptional one-time extension of time to file from 31 January 2015) for pre-existing non-consenting U.S. accounts
  • 30 June 2015 (automatic 90-day extension of time to file from 31 March 2015) for U.S. accounts with consent to report

Please remember that the responsibility for reporting under FATCA rests with you and cannot be delegated to your custodian.


Filing forms

As Reporting Swiss Financial Institution you have to do the 8966 FATCA reporting electronically through the International Data Exchange Service (IDES). IDES is online since mid-January 2015. The precondition to enrol to IDES is that you registered on the IRS FATCA Registration Portal as required for your FATCA status and that you are in possession of a GIIN. Additionally, you need to obtain an IRS approved digital certificate for identification purposes. For further information please consult the IDES User Guide.

We recommend that you look through the FATCA XML Schemas and Business Rules for Form 8966 and the publications contained therein early enough in order to meet the FATCA reporting deadlines.

Additionally, we would like to remind you that the aggregated reporting of non-consenting accounts may result in a group request from the U.S., which, in turn, requires you as a Reporting Swiss Financial Institution to transmit account data to the Swiss Federal Tax Administration (FTA). The data and documentation you may need to send to the FTA additionally includes a SEI XML file and further documentation in pdf format. The final specification are to be expected in mid-February 2015. However, you may request a preliminary draft from the FTA. For further information we refer you to the information from the FTA concerning group requests in accordance with the FATCA agreement.

Kontakt / Contact

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Should you have any questions regarding the information in this newsletter, please do not hesitate to contact:

Julia Mills, Partner
PEQ GmbH/ LLC
Konradstrasse 12
CH-8005 Zurich

Phone: +41 44 253 67 67
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www.peqsolutions.ch/fatca

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