Die Umsetzung der FATCA-Vorschriften ist in vollem Gange. Damit die bestehenden QI Meldepflichten nicht versäumt werden, möchten wir alle QIs an relevante Punkte und wichtige Termine für das Jahr 2013 erinnern.

Wir haben für Sie auf unserer Webseite die aktuellen Formulare und Instruktionen für das 1042- und 1099-Reporting publiziert.


Sollten Sie Fragen haben zu QI/FATCA, stehen Ihnen unsere Spezialistinnen Julia Mills oder Zora Kubinec gerne zur Verfügung.

Erinnerung 1042-Reporting

Das 1042-Reporting muss bis zum 15. März 2013 beim IRS eingereicht werden. Falls es dem QI nicht möglich ist diese Frist einzuhalten, kann er eine automatische Fristverlängerung beantragen.

Formular 1042 Zeile 66

Als QI ohne „primary withholding responsibility“ (d.h. Ihre Depotbank behält die Steuern ein und zahlt diese in Ihrem Auftrag an den IRS) müssen Sie die von Ihrer Depotbank erhaltenen 1042-S Formulare zwingend beilegen, damit Sie den Betrag in Zeile 66 auf Ihrem Formular 1042 nachweisen können. Dieser Betrag gibt an, wie viel Steuern die Depotbank in Ihrem Auftrag bereits an den IRS überwiesen hat und sollte gleich der Summe aller 1042-S Formulare (Zeile 8) sein, die Sie für das entsprechende Jahr einreichen. Ohne die Belege Ihrer Depotbank wird der IRS Ihnen die gesamte Steuerschuld verrechnen.
 
Wir empfehlen Ihnen, dass Sie das Formular 1042 erst einreichen, wenn Sie alle notwendigen 1042-S Formulare von Ihren Depotbanken erhalten haben. Somit können Sie zusätzliche und langwierige Korrespondenz mit dem IRS vermeiden. Um die komplette Dokumentation einreichen zu können, müssen Sie unter Umständen eine Fristverlängerung, wie unten beschrieben, beantragen.

Einreichung der Formulare in Papierform

Wenn Sie die Formulare 1042, 1042-T und 1042-S in Papierform einreichen, müssen Sie diese an folgende Adresse senden:

Ogden Service Center
P.O. Box 409101
Ogden, UT 84409
USA

Achten Sie darauf, die Formulare in einem flachen Umschlag zu versenden und den Postbeleg aufzubewahren. Wir haben festgestellt, dass der IRS vermehrt Bussen wegen zu spät eingereichten 1042 Formularen erhebt. Mit dem Postbeleg können Sie die rechtzeitige Einreichung der Steuerformulare belegen. Wenn Sie die Formulare mit einem privaten Zustelldienst (z.B. DHL, FedEx etc.) versenden, geben Sie folgende Adresse für die Lieferung an:

Ogden - Internal Revenue Submission Processing Center
1973 Rulon White Blvd.
Ogden, UT 84404
USA

Fristverlängerung

Den Antrag für eine Fristverlängerung müssen Sie bis spätestens am 15. März 2013 beim IRS einreichen.


Für eine automatische Fristverlängerung von 6 Monaten für die Einreichung des Formular 1042 verwenden Sie das Formular 7004. Bitte beachten Sie, dass Sie mittels Formular 7004 lediglich die Frist zur Einreichung der Steuererklärung verlängern. Die Frist zur Zahlung allfälliger Steuern kann nicht verlängert werden. Das Formular 7004 senden Sie bitte an folgende Adresse:

Internal Revenue Service Center
P.O. Box 409101
Ogden, UT 84409
USA

Für eine automatische Fristverlängerung von 30 Tagen für die Einreichung der Formulare 1042-S verwenden Sie das Formular 8809 und senden Sie dieses an:

Internal Revenue Service
Information Returns Branch
Attn: Extension of Time Coordinator
240 Murall Dr.
Mail Stop 4360
Kearneysville, WV 25430
USA

Sie können das Formular 8809 auch online ausfüllen und einreichen. Um dies zu tun, müssen Sie sich im FIRE-System des IRS registrieren und ein Konto einrichten.

Bitte beachten Sie, dass Sie eine weitere Fristverlängerung für die Einreichung der Formulare 1042-S beantragen können, sofern Sie diese benötigen. Der IRS verlangt, dass Sie die Gründe für die zusätzlich benötigte Zeit nennen (z.B. „Wir werden das Reporting der direkten Depotbank nicht vor dem Datum TT.MM.JJJJ erhalten.“ etc.). Ohne Begründung wird ein weiterer Fristverlängerungsantrag vom IRS abgelehnt.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die aktuellen Formulare 7004 und 8809 verwenden, die Sie auf unserer Webseite finden.

Auch bei den Fristverlängerungsanträgen sollten Sie darauf achten den Postbeleg aufzubewahren um die rechtzeitige Einreichung zu belegen.

Häufige Fehler beim 1042-Reporting

Aufgrund unserer Erfahrungen empfehlen wir Ihnen, Ihr 1042-Reporting auf folgende häufige Fehler hin zu prüfen:

  • Vergessen Sie nicht das Kästchen "QI/Withholding Foreign Partnership or Trust“ auf dem Formular 1042 anzukreuzen.
  • Vergessen Sie nicht alle von Ihrer Depotbank erhaltenen 1042-S Formulare beizulegen, um den Betrag in Zeile 66 auf dem Formular 1042 zu belegen.
  • Vergessen Sie nicht beim Formular 1042-S das richtige Zahlenformat zu verwenden:
    • xx.xx für Steuersätze (d.h. 00.00 für 0%)
    • -0- wenn Sie keine Steuern einbehalten haben (Zeile 7 bis 9)
  • Auf dem Formular 1042-S in Zeile 7 erfassen Sie jeweils den Steuerbetrag, den Sie direkt an den IRS bezahlt haben. In Zeile 8 erfassen Sie jeweils den Steuerbetrag, den Ihre Depotbanken in Ihrem Auftrag zurückbehalten und an den IRS bezahlt haben.

Wir empfehlen Ihnen, das 1042-Reporting von Ihren QI-Experten überprüfen zu lassen, bevor Sie es  an den IRS senden.

Update 1099-Reporting

Wir möchten Sie daran erinnern, dass die Hauptverantwortung für das 1099-Reporting bei Ihnen liegt, selbst wenn Sie es an Ihre Depotbank delegiert haben. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Depotbank das 1099-Reporting ausführt. Sollte Ihre Depotbank das 1099-Reporting nicht wie im QI-Vertrag gefordert ausführen, müssen Sie allfällige meldepflichtige Zahlungen an US-Personen direkt dem IRS melden.

Sofern Sie das 1099-Reporting nicht elektronisch an den IRS übermitteln, können Sie für das 1099-Reporting nur die originalen Papierformulare des IRS verwenden. Die Originalformulare für das 1099-Reporting müssen beim IRS bestellt werden. Oder aber Sie bestellen sie direkt bei uns.

Auch beim 1099-Reporting sollten Sie die Fristen zur Einreichung einhalten. Wenn Sie das 1099-Reporting mit den originalen Papierformularen erstellen, müssen Sie diese bis spätestens am 28. Februar 2013 beim IRS einreichen. Wenn Sie das 1099-Reporting elektronisch an den IRS übermitteln, ist die Frist zur Einreichung der 1. April 2013.

Cost Basis Reporting für 1099-B Reporting

Zur Erleichterung vieler „non-US payor QIs“, die das 1099-B-Reporting ausführen, wurden diese teilweise von der Pflicht für das Cost Basis Reporting befreit. Dies gilt jedoch nur für Verkaufserträge, die ausserhalb der USA initiiert werden („sales are considered to be effected at an office outside of the United States“). Für die innerhalb der USA generierten Verkaufserträge (sogenannte „deemed sales“) muss das Cost Basis Reporting weiterhin gemacht werden. Falls Sie das 1099-B Reporting aufgrund eines „deemed sales“ erstellen müssen, beachten Sie bitte, dass ab dem 1. Januar 2012 sämtliche erworbenen Wertschriften als „covered“ gelten und als Cost Basis gemeldet werden müssen. Bitte beachten Sie, dass es aufgrund des Cost Basis Reporting verschiedene Änderungen auf dem Formular 1099-B-Reporting gab.

Update FATCA

Das U.S. Department of the Treasury und der IRS haben am 17. Januar 2013 die finalen FATCA-Bestimmungen veröffentlicht. Nähere Informationen finden Sie in der PEQ QI/FATCA Information 01/2013

Wir möchten schliesslich diejenigen QIs, deren QI-Vertrag per Ende 2012 ausgelaufen ist, daran erinnern, dass die automatische Verlängerung des Vertrags davon abhängen wird, ob sie sich als „Participating FFI“ oder „Registered Deemed-Compliant FFI“ unter FATCA registrieren lassen. Das dafür vorgesehene Online-Portal ist ab dem 15. Juli 2013 aktiv. Bis zum 25. Oktober 2013 haben alle QIs Zeit sich zu registrieren, um per Ende 2013 den FFI-Status zu erhalten. Mit der Registrierung stimmen QIs dem angepassten QI-Vertrag zu, welcher die FATCA Vorschriften einbezieht. Der angepasste QI-Vertrag wird vorgängig zur Eröffnung des Online-Portals vom IRS publiziert. Wir werden Sie darüber auf dem Laufenden halten.

Einen aktuellen Überblick zu FATCA erhalten Sie auf unserer Webseite.

Kontakt

Sollten Sie Fragen haben zu den Informationen in diesem Newsletter, wenden Sie sich bitte an:

Julia Mills, Partner, oder Zora Kubinec, Consultant

PEQ GmbH
Falkenstrasse 30
8032 Zürich
Phone: +41 44 253 67 67

Fax: +41 44 253 67 69

www.peqsolutions.ch

***

 

Sollte dieser Newsletter in Ihrem System nicht korrekt angezeigt werden, dann finden Sie ihn auch auf unserer Webseite: PEQ QI/FATCA Information 02/2013.

 

Schätzen Sie diese Dienstleistung und möchten Sie sie weiterempfehlen? Die PEQ QI/FATCA Information können Interessierte auf unserer Homepage abonnieren.

 

Wenn Sie die PEQ QI/FATCA Information in Zukunft nicht mehr erhalten möchten, können Sie sich hier abmelden.

*****

The implementation of the FATCA regulations is well underway. To ensure that the current QI reporting obligations are not neglected, we would like to remind all QIs of some key points and important deadlines for 2013.

We have gathered and updated the 1042 and 1099 reporting forms and instructions on our website for your convenience.

Should you have any questions regarding QI/FATCA, please feel free to contact our specialists Julia Mills or Zora Kubinec.

1042 Reporting Reminder

Until 15 March 2013 the 1042 reporting has to be filed with the IRS. In case you cannot meet this deadline you must request an automatic extension of time to file.

Form 1042 line 66

As a non-primary QI (i.e. your custodian withholds and pays taxes on your behalf to the IRS) you must enclose the 1042-S forms that you received from your custodians to support the amount claimed on line 66 of your 1042 form. The amount on line 66 indicates how much tax your custodians have withheld and transferred to the IRS on your behalf. It should equal the sum of all 1042-S forms (line 8) that you file for the year. Without the supporting documents, the IRS will charge you for the total amount of tax liability.

We also recommend that you wait with the filing of your 1042 return until you have received all necessary 1042-S forms from your custodians in order to reduce the need for additional and tedious correspondence with the IRS. In order to do this you may have to request an extension of time to file, as described below.

Filing Paper Forms

If you are filing via paper, the 1042, 1042-T and 1042-S forms must be mailed to the following address:

Ogden Service Center
P.O. Box 409101
Ogden, UT 84409
USA

Be sure to mail the forms in a flat envelope and to retain proof that you mailed the tax forms on time. We noticed that the IRS has increasingly charged penalties for late filing. By having proof of filing on time you can avoid such penalties. If you are using a private delivery service (i.e. DHL, FedEx etc.), you can use the following street address:

Ogden - Internal Revenue Submission Processing Center
1973 Rulon White Blvd.
Ogden, UT 84404
USA

Extension Requests

In order for the extension request to be accepted it must be filed with the IRS by 15 March 2013.

For an automatic 6-month extension of time to file Form 1042, use Form 7004. Please note that by filing Form 7004 you cannot extend the time to pay your taxes due. The deadline to pay your taxes remains unchanged. Send Form 7004 to:

Internal Revenue Service Center
P.O. Box 409101
Ogden, UT 84409
USA

For an automatic 30-day extension of time to file Forms 1042-S, use Form 8809. Send this form to:

Internal Revenue Service
Information Returns Branch
Attn: Extension of Time Coordinator
240 Murall Dr.
Mail Stop 4360
Kearneysville, WV 25430
USA

Please note that you may request an additional extension of time to file the 1042-S forms, if you require it. In this case it is very important to list the reason why you need additional time (i.e. will not receive upstream custodian reporting until xx date etc.). Otherwise, the request will be denied by the IRS.

It is also possible to complete and submit Form 8809 to the IRS online. In order to do this, you will have to register with the IRS to use the FIRE system.


Please make sure that you use the latest 7004 and 8809 forms. You can find them on our website.

When sending an extension request to the IRS, you should again retain proof that you filed it on time.

Common Errors in 1042 Reporting

Based on our experience, we recommend that you check your 1042 reporting for the following common errors:

  • Do not forget to check the “QI/Withholding Foreign Partnership or Trust” box on Form 1042.
  • Do not forget to attach the 1042-S forms you received from your custodians to support the amount on line 66 on your 1042 form.
  • Do not forget to use the correct format for numbers on your 1042-S forms:
    • xx.xx for tax rate (i.e. 00.00 for 0%)
    • -0- if no tax was withheld (boxes 7 through 9)
  • Fill in the tax amounts that you paid directly to the IRS in box 7 on your 1042-S form. Fill in amounts in box 8 that your custodians withheld and paid for you.

We recommend that you have your QI expert review your 1042 reporting before filing with the IRS.

1099 Reporting Update

Please remember that the primary responsibility rests with you to ensure that the 1099 reporting has been performed, even if you have delegated the reporting to your custodian. Should your custodian fail to report as required under the QI agreement, you must report your reportable payments to US persons directly to the IRS.


Please note that unlike the 1042 reporting, the 1099 reporting cannot be performed on downloadable files. You must file the original 1099 forms which you have to order from the IRS, or file electronically. If you require original IRS forms for the 1099 reporting, you can also order them from us directly.


Please file your 1099 reporting on paper by 28 February 2013 or 1 April 2013, if filing electronically.

Cost-basis reporting for 1099-B reporting

To the relief of many non-US payor QIs that perform 1099-B reporting, non-US payors have been partially excluded from the requirement. However, we would like to draw your attention to the fact that non-US payors are only excluded from cost-basis reporting to the extent that the sales are considered to be effected at an office outside of the United States. For sales effected within the United States (so-called “deemed sales”) cost-basis reporting is still required. If you are required to perform 1099-B reporting due to having “deemed sales” transactions, please note that all securities purchased since 1 January 2012 are considered to be "covered securities". For such securities the cost-basis amount for each sales transaction must also be reported on Form 1099-B. Please pay attention to the various changes on Form 1099-B.

FATCA Update

The U.S. Department of Treasury and the IRS published the final FATCA regulations on 17 January 2013. For further information please refer to our PEQ QI/FATCA Information 01/2013.

We would also like to remind QIs whose QI Agreements expired by the end of 2012 that the automatic extension of the QI agreement is dependent on registration as Participating FFI or Registered Deemed-Compliance FFI under FATCA. The web portal provided for the registration will be activated by 15 July 2013. QIs must register no later than 25 October 2013 in order to ensure that they will have a FFI status by the end of 2013. By registering on the web portal, QIs will agree to enter into a modified QI agreement which will include the FATCA provisions. The modified QI agreement will be published prior to the activation of the web portal for registration. We will keep you informed.

For an overview of the latest FATCA developments, please visit our website.

Contact

Should you have any questions regarding the information in this newsletter, please do not hesitate to contact:

Julia Mills, Partner, or Zora Kubinec, Consultant

PEQ LLC
Falkenstrasse 30
8032 Zurich
Phone: +41 44 253 67 67

Fax: +41 44 253 67 69

www.peqsolutions.ch

***

 

Should this newsletter be incorrectly displayed in your e-mail, please refer to our website: PEQ QI/FATCA Information 02/2013.

 

Do you appreciate this information? Feel free to share it with other interested parties. They can subscribe to the newsletter on our homepage.


If you do not wish to receive this newsletter any longer, feel free to unsubscribe.

*****