PEQ QI/FATCA Information 02/2012

*** English see below ***

Obschon der Fokus momentan auf dem neu veröffentlichten Erstentwurf der FATCA-Umsetzungsrichtlinien liegt, möchten wir alle QIs an wichtige Termine für das Jahr 2012 erinnern.

 

Wir haben für Sie auf unserer Webseite die aktuellen 1042 Reporting-Formulare und Instruktionen publiziert.

 

Sollten Sie Fragen haben zu QI/FATCA, steht Ihnen unsere Spezialistin Julia Mills gerne zur Verfügung.

Erinnerung 1042-Reporting

Die Meldefrist vom 15. März 2012 für das 1042-Reporting rückt schnell näher. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen bis zu diesem Termin entweder die erforderlichen Formulare einreicht oder eine automatische Fristverlängerung beantragt.

Formular 1042 Zeile 66

Für alle QIs ohne „primary withholding responsibility“ (d.h. Ihre Depotbank behält die Steuern ein und zahlt diese in Ihrem Auftrag an den IRS), ist es sehr wichtig, die 1042-S Formulare beizulegen, die sie von ihrer Depotbank erhalten, um den geforderten Betrag in Zeile 66 zu belegen. Der Betrag in Zeile 66 sollte gleich der Summe aller 1042-S Formulare (Kästchen 8) sein, die Sie für das entsprechende Jahr einreichen. Ohne diese Belege wird der IRS Ihnen den Gesamtbetrag der Steuerschuld verrechnen.

 

Wir empfehlen außerdem, dass Sie das Formular 1042 erst einreichen, wenn Sie alle notwendigen Formulare 1042-S von Ihren Depotbanken erhalten haben. Somit können Sie zusätzliche und langwierige Korrespondenz mit dem IRS vermeiden. Um die komplette Dokumentation einreichen zu können, müssen Sie unter Umständen eine Fristverlängerung zur Einreichung des 1042-Reportings beantragen, wie unten beschrieben.

Neue Codes auf Formular 1042-S

Für das Formular 1042-S wurden folgende neue Codes hinzugefügt:

  • Income Code 40 für „US-source dividend equivalent payments“, die keine „substitute dividend payments“ (Income Code 34) oder „notional principal contract income“ (Income Code 32) sind
  • Exemption Code 10 für Zahlungen an „qualified securities lender“ mit „primary withholding responsibility“
  • Recipient Code 21 oder 22 für einen „qualified securities lender“
Einreichung der Formulare in Papierform

Wenn Sie die Formulare 1042, 1042-T und 1042-S in Papierform einreichen, müssen Sie diese an folgende Adresse senden:

 

Ogden Service Center

P.O. Box 409101

Ogden, UT 84409

USA

 

Achten Sie darauf, die Formulare in einem flachen Umschlag zu versenden und den Postbeleg aufzubewahren, um die rechtzeitige Einreichung der Steuerformulare zu belegen. Wenn Sie die Formulare mit einem privaten Zustelldienst (z.B. DHL, FedEx, etc.) versenden, geben Sie folgende Strassenadresse für die Lieferung an:

 

Ogden - Internal Revenue Submission Processing Center
1973 Rulon White Blvd.
Ogden, UT 84404

Fristverlängerungs-Anträge

Den Antrag für eine Fristverlängerung müssen Sie bis am 15. März 2012 beim IRS einreichen.

 

Für eine automatische Fristverlängerung von 6 Monaten für das Formular 1042 verwenden Sie das Formular 7004 und senden Sie dieses an:

 

Internal Revenue Service Center
P.O. Box 409101
Ogden, UT 84409
USA

 

Für eine automatische Fristverlängerung von 30 Tagen für die Formulare 1042-S, verwenden Sie das Formular 8809 und senden Sie dieses an:

 

Internal Revenue Service
Information Returns Branch
Attn: Extension of Time Coordinator
240 Murall Dr.
Mail Stop 4360
Kearneysville, WV 25430
USA

 

Bitte beachten Sie, dass Sie eine zusätzliche Fristverlängerung für die Formulare 1042-S beantragen können, sollten Sie diese benötigen. Dabei ist es sehr wichtig, dass Sie die Gründe für die zusätzlich benötigte Zeit nennen (z.B. „Wir werden das Reporting der direkten Depotbank nicht vor dem Datum TT.MM.JJJJ erhalten.“, etc.). Ohne Begründung wird der Fristverlängerungsantrag vom IRS abgelehnt. Wir empfehlen Ihnen, eine Fristverlängerung zu beantragen, damit Sie alle erforderten Formulare und Unterlagen vollständig einreichen können.


Sie können das Formular 8809 nun auch online ausfüllen und einreichen. Um dies zu tun, müssen Sie sich auf dem FIRE-System des IRS registrieren und ein Konto einrichten.


Die Formulare 7004 und 8809 wurden im Jahr 2011 revidiert. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die aktualisierten und überarbeiteten Formulare verwenden.

Häufige Fehler beim 1042-Reporting

Aufgrund unserer Erfahrungen beim Überprüfen von 1042 Formularen, empfehlen wir Ihnen, Ihr Reporting auf folgende häufige Fehler hin zu prüfen:

  • Vergessen Sie nicht, das Kästchen "QI/Withholding Foreign Partnership or Trust“ anzukreuzen
  • Vergessen Sie nicht, alle 1042-S Formulare beizulegen, um den Betrag in Zeile 66 zu belegen
  • Vergessen Sie nicht, das richtige Zahlenformat zu verwenden:
    • xx.xx für Steuersatz (d.h. 00.00 für 0%)
    • -0- wenn Sie keine Steuer einbehalten haben (Kästchen 7 bis 9)
  • Erfassen Sie alle Steuerbeträge, die Sie direkt an den IRS bezahlt haben, in Kästchen 7. Erfassen Sie alle Steuerbeträge, die Ihre Depotbanken in Ihrem Auftrag zurückbehalten und an den IRS bezahlt haben, in Kästchen 8

Wir empfehlen Ihnen, die ausgefüllten Formulare von Ihren QI-Experten überprüfen zu lassen, bevor Sie sie an den IRS senden.

Update 1099-Reporting

Bitte denken Sie daran, dass die Hauptverantwortung für das 1099-Reporting bei Ihnen liegt, selbst wenn Sie es an Ihre Depotbank delegiert haben. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Depotbank das 1099-Reporting ausführt. Sollte Ihre Depotbank das 1099-Reporting nicht wie im QI-Vertrag gefordert ausführen, müssen Sie allfällige meldepflichtigen Zahlungen an US-Personen direkt dem IRS melden.

 

Bitte beachten Sie, dass Sie für das 1099-Reporting nicht die elektronisch herunterladbaren Formulare verwenden können, sondern nur die Original-Papierformulare des IRS. Die Originalformulare für das 1099-Reporting müssen beim IRS bestellt werden. Oder aber Sie bestellen sie direkt bei uns, da wir für unsere Kunden einen Vorrat davon bei uns aufbewahren.

Cost Basis Reporting für 1099-B-Reporting

Am 22. November 2010 hat das US Department of Treasury die finale Regelung über das 'Basis Reporting by Securities Brokers and Basis Determination for Stock' hinsichtlich des Cost Basis 1099-B-Reporting veröffentlicht. Zur Erleichterung vieler „non-US payor QIs“, die das 1099-B-Reporting ausführen, werden diese nun teilweise von der Pflicht für das Cost Basis Reporting befreit.

 

Wir möchten Sie jedoch darauf hinweisen, dass dies nur für Verkaufserträge gilt, die in einer Niederlassung ausserhalb der USA generiert werden. Für die innerhalb der USA generierten Verkaufserträge (sogenannte „deemed sales“) muss das Cost Basis Reporting weiterhin ausgeführt werden.

Befreiungsantrag QI-Prüfung

Die aktuellen QI-Prüfung-Befreiungsanträge für das Jahr 2011 stehen nun zum Download zur Verfügung. Sie finden die Formulare zusammen mit den Anleitungen auf unserer Webseite: QI-Prüfung Befreiungsanträge 2011

 

Der QI-Prüfung-Befreiungsantrag muss bis am 30. Juni 2012 eingereicht werden.


Wir empfehlen Ihnen, den Befreiungsantrag von Ihren QI-Experten überprüfen zu lassen, bevor Sie diesen an den IRS senden.

Update FATCA

Der IRS hat den lange erwarteten ersten Entwurf der FATCA-Umsetzungsrichtlinien veröffentlicht: Proposed FATCA Regulation (PDF, 1 MB).

 

Nähere Informationen finden Sie in der PEQ QI / FATCA Information 01/2012

 

Wir möchten  schliesslich diejenigen QIs, deren QI-Vertrag per Ende 2012 ausläuft, daran erinnern, dass die automatische Verlängerung des Vertrags davon abhängen wird, ob sie sich als „Participating FFI“ gemäss FATCA registrieren lassen. Sobald das dafür vorgesehene Online-Portal aktiv ist, können QIs diese Registrierung vornehmen.

 

Für einen aktuellen Überblick zu FATCA siehe: www.peqsolutions.ch/fatca

 

 

Kontakt / Für Newsletter anmelden / abmelden

 

***

PEQ QI/FATCA Information 02/2012

While the focus currently is on the newly released draft FATCA regulations, we would like to remind all QIs of certain important deadlines.

 

We have gathered and updated the 1042 reporting forms and instructions for your convenience.

 

Should you have any questions regarding QI/FATCA, feel free to contact our specialist Julia Mills.

1042 Reporting Reminder

The 1042 reporting deadline of 15 March 2012 is rapidly approaching. Be sure to file either the required forms or request an automatic extension of time to file by the deadline.

Form 1042 Line 66

For all non-primary QIs (i.e. your custodian withholds and pays taxes on your behalf to the IRS), it is very important to include the supporting 1042-S forms that you received from your custodian to support the amount claimed in Line 66. The amount on line 66 should equal the sum of all Forms 1042-S, box 8, that you file for the year. Without the supporting documents, the IRS will charge you for the total amount of tax liability.


We also recommend that you wait to file your 1042 return until you have received all necessary 1042-S forms from your custodians in order to reduce the need for additional and tedious correspondence with the IRS. To do this you may have to request an extension of time to file, as described below.

New Codes on Form 1042-S

The following new codes for Form 1042-S have been added:

  • Income code 40 for US-source dividend equivalent payments other than substitute dividend payments (income code 34) or notional principal contract income (income code 32).
  • Exemption code 10 for payments to a qualified securities lender that assumes primary withholding responsibilities.
  • Recipient code 21 or 22 for a qualified securities lender.
Filing Paper Forms

The 1042, 1042-T and 1042-S forms, if you are filing via paper, must be mailed to the following address:

 

Ogden Service Center
P.O. Box 409101
Ogden, UT 84409
USA

 

Be sure to mail the forms in a flat envelope and to retain proof that you mailed the tax forms on time. If you are using a private delivery service (i.e. DHL, FedEx, etc) and need a street address for delivery, you can use the following address:

 

Ogden - Internal Revenue Submission Processing Center
1973 Rulon White Blvd.
Ogden, UT 84404

Extension Requests

In order for the extension request to be accepted it must be filed with the IRS by 15 March 2012.

 

For an automatic 6-month extension of time to file the Form 1042, use the Form 7004. Send this form to:

 

Internal Revenue Service Center
P.O. Box 409101
Ogden, UT 84409
USA

 

For an automatic 30-day extension of time to file Forms 1042-S, use the Form 8809. Send this form to:

 

Internal Revenue Service
Information Returns Branch
Attn: Extension of Time Coordinator
240 Murall Dr.
Mail Stop 4360
Kearneysville, WV 25430
USA

 

Please note that you may request an additional extension of time for the Forms 1042-S if you require it. In this case it is very important to list the reason why you need additional time (i.e. will not receive upstream custodian reporting until xx date, etc). Otherwise the request will be denied by the IRS. We recommend you to apply for an additional extension in order to submit a complete reporting documentation.

 

It is now also possible to complete and submit the Form 8809 online to the IRS in their FIRE system. In order to do this, you will need to be registered for an account on that system.

 

The Form 7004 and 8809 have been revised in 2011. Please make sure that you use the updated and revised forms which you can find on our website: revised forms 7004 and 8809

Common Errors in 1042 Reporting

Based on our experience and review of 1042 forms, please ensure that you check for the following common errors:

  • Do not forget to check the “QI/Withholding Foreign Partnership or Trust” box
  • Do not forget to attach the 1042-S forms you received to support the amount in Line 66
  • Do not forget to use the correct format for numbers:
    • xx.xx for tax rate (i.e. 00.00 for 0%) 
    • -0- if no tax was withheld (Boxes 7 through 9)
  • Include tax amounts that you paid directly to the IRS in Box 7. Include amounts that your custodians withheld and paid for you in Box 8

We recommend that you have your QI expert review your filled-in forms before sending them to the IRS.

1099 Reporting Update

Please remember that even if you have delegated the primary Form 1099 reporting to your custodian, it is still your main responsibility to ensure that the Form 1099 reporting is performed. Should your custodian fail to report as required under the QI agreement, you must report your reportable payments to US persons directly to the IRS.

 

Please note that unlike the 1042 reporting, the 1099 reporting cannot be performed on the downloadable files. The original 1099 forms have to be ordered from the IRS and used. If you require original IRS forms for the 1099 reporting, you can order them from us directly as we keep a stock on file for our clients.

Cost-basis reporting for 1099-B reporting

On 22 November 2010, the US Department of Treasury issued Treasury Decision 9504 regarding the final regulations 'Basis Reporting by Securities Brokers and Basis Determination for Stock' regarding cost-basis 1099-B reporting. To the relief of many non-US payor QIs that perform 1099-B reporting, non-US payors have been excluded from the requirement. However, we would like to draw your attention to the fact that non-US payors are only excluded from cost-basis reporting to the extent that the sales are considered to be effected at an office outside of the United States. For sales effected within the United States (so-called “deemed sales”) cost-basis reporting is still required.

QI Audit Waiver Forms

The current QI-Audit Waiver Request Forms 2011 are now available for download. You can download the forms along with the instructions from our website:
QI-Audit Waiver Request Forms 2011

 

The deadline for submission is 30 June 2012.

 

We recommend having your QI expert review the waiver package before submitting it to the IRS.

Update re FATCA

The IRS has issued the long-awaited Proposed FATCA Regulations (PDF, 1 MB) on February 8, 2012. See also our PEQ QI/FATCA Information 01/2012.

 

We would also like to remind QIs whose QI Agreements expire at the end of 2012 that the automatic extension of the QI agreement will be dependent on registration as a Participating FFI under FATCA through the planned on-line portal once it is active.

 

For an overview of the latest FATCA developments see: www.peqsolutions.ch/fatca

 

KONTAKT / CONTACT

Sollten Sie Fragen haben zu den Informationen in diesem Newsletter, wenden Sie sich bitte an:

 

Should you have any questions regarding the information discussed in this newsletter, please do not hesitate to contact:

 

Julia Mills, Partner 

PEQ GmbH / LLC
Falkenstrasse 30 
8032 Zurich 
Phone: +41 44 253 67 67

Fax: +41 44 253 67 69 

www.peqsolutions.ch

 

***